Pulizie di Primavera per Freelance

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Lo so sembrerò banale, ma uno dei miei riti primaverili sono le pulizie. Cambio del guardaroba, selezione degli indumenti da tenere e da dare via, lavaggio di tende, vetri, cane e chi più ne ha più ne metta.

Quest’anno, però la novità è che sono una freelance e la mia attività, me ne sto accorgendo sempre di più, è come una casa che deve essere curata ogni giorno. Non c’è posto per distrazioni e perdite di tempo. Prendermi cura del mio biz significa produrre i contenuti per i social, scrivere quattro articoli per il blog e una newsletter ogni mese, scrivere preventivi, tenere la contabilità…insomma, ci sono giorni in cui penso che, se potessi fatturare e guadagnare dalle ore che dedico al mio biz-care, potrei diventare milionaria!

Come per la casa, anche per la propria attività è necessario, periodicamente, fare un po’ di pulizie e riorganizzare il tutto per aumentare l’efficienza e ripartire con slancio verso nuovi traguardi. Chi è un libero professionista, sia che lavori a casa o in uno spazio di co-working, è consapevole che i pilastri della sua attività sono:

·    Lo spazio. La tua scrivania è il tuo castello e, non so se per te è lo stesso, ma io, se è in disordine, non riesco proprio a lavorare bene. Quindi dopo una bella pulita a suon di Vetril e Mangiapolvere, riorganizza il tuo spazio di lavoro dopo i mesi di accumulo invernali. Getta via i fogli con memo obsoleti, i post-it pasticciati, i biglietti da visita che sai già non userai mai. Dividi la corrispondenza e organizza tutto in classificatori divisi per colore e ben etichettati. Bastano dei semplici bicchieri per raggruppare penne, matite e pennarelli e puoi riutilizzare le scatolette di latta delle mentine per raccogliere clip e graffette. Migliorare la tua postazione di lavoro  ti aiuterà ad aumentare la tua produttività per non avere attorno cose che ti creano solo confusione e fastidio. Devi poter trovare documenti e strumenti velocemente per non perdere tempo ed essere efficiente. Vuoi avere il tuo angolo super organizzato stile Marvel? Guarda un po’ se ti piace questo qui! Se invece non sei un gran che con l’organizzazione degli spazi e hai bisogno di una professionista puoi rivolgerti a Fiorella Zucca. Fiorella può aiutarti “a fare spazio alle cose e alle persone che ami, in modo facile ed economico”. Sul suo Blog trovi consigli utili da mettere subito in pratica, ma se vuoi un po’ di ispirazione dai uno sguardo al suo profilo Instagram…è semplicemente delizioso!

·    Il tempo. Questo è il mio cruccio più grande ed essere agli inizi della propria attività in proprio non aiuta. Tuttavia regole e disciplina possono aiutarci ad essere più produttivi e ad abbandonare quel senso di “Oddio sono già le cinque e non ho combinato nulla” che arriva puntuale alla fine di ogni giornata.

Passa da multitasking a monotasking. Nonostante sia una qualità ricercata e apprezzata in molti ambienti lavorativi, può rivelarsi un boomerang per un freelance. Stai lavorando al tuo e-book, mentre hai un occhio sui social (e non sempre per lavoro…ammettilo!) e contemporaneamente sulle e-mail e su quel preventivo che devi spedire entro domani. Il risultato è che avrai concluso poco rispetto al tempo che avevi a disposizione. Per quanto tu sia napoleonico, devi sapere che la concentrazione finalizzata al raggiungimento di un goal funziona su una cosa alla volta. Quindi, chiudi la mail, disattiva le notifiche dei social ed elimina le finestre superflue in background dal tuo pc. Definisci il tempo necessario a completare ogni azione programmata per la giornata e segui scrupolosamente la tabella di marcia. Io, ad esempio, mi sono comprata degli adesivi che appiccico sulla mia agenda come premio ogni volta che concludo un’azione. Lo so, fa un po’ far sorridere, ma funziona!

Se sei tecnologico, usa Trello per comporre le tue liste e organizzare il tuo lavoro. Se invece ti piace scarabocchiare e adori l’odore della carta c’è Carmen Tortorella di Oh My Brand!
Vuoi avere il tuo planner da parete che racchiuda in uno sguardo l’anno intero, oppure la to-do list della settimana sempre sulla scrivania? Carmen avrà sicuramente la soluzione adatta alle tue esigenze! Se poi sei un patito della personalizzazione lei realizzerà un layout su misura per te!

Programmati delle finestre. Se rispondere alle mail o fare un check sui social fa scattare l’allarme rosso della distrazione, adotta il metodo delle finestre. Dalle 8 alle 9 del mattino io sono solita controllare i miei social network, dalle 9 alle 10 controllo le e-mail, dalle 12 alle 13 leggo un po’ di aggiornamenti e novità professionali e dalle 18 alle 19 faccio un ultimo check alla casella postale. Tutto il tempo rimanente lo dedico alla produzione di contenuti e alla gestione dei clienti come da programma mensile. Hai bisogno di qualcuno che ti aiuti a scandire il ritmo delle tue attività, ad organizzare e semplificare la tua vita lavorativa? Non temere, c’è Chiara Battaglioni, la professional organizer dei tuoi sogni!

Se poi vuoi essere trendy, usa il metodo Pomodoro e organizza il tuo lavoro come fanno i grandi manager americani e non solo.

·  I contenuti. Se lavori con metodo, Marzo rappresenta la fine del primo trimestre di programmazione delle tue attività. Di solito a Gennaio scrivo una lista di contenuti (articoli per il blog, newsletter, post social, challenge, freebie, ecc.) che cerco di distribuire nell’arco del primo trimestre. A volte capita che debba aggiustare il tiro, sostituire dei contenuti con altri o crearne alcuni che non erano stati preventivati perché mi si accendono lampadine geniali in testa. Il mio piano di pubblicazione, alla fine, è pieno di asterischi, croci, cancellature e scarabocchi. Questo è il momento per tirare le somme di quanto fatto, recuperare ciò che doveva essere pubblicato o creato e non è stato e mettere ordine nel piano editoriale e nelle to do list sparse per la tua agenda. Analizza poi cosa ha funzionato e cosa no nel tuo piano marketing trimestrale in modo da essere vincente nei mesi successivi.

·        Gli strumenti. Organizza le fonti con Feedly per ogni cliente suddividendo gli argomenti in cartelle e rendendo così più snello il piano editoriale con un’attenta analisi delle fonti. Usa Google Drive per condividere i documenti con i tuoi clienti, risparmiando così tempo utile. Crea un tuo account e una cartella per ogni cliente, e inserisci tutti i documenti nella directory. Poi scegli cosa condividere: tutta la cartella, alcune sotto-cartelle, solo qualche documento … e dai un colore diverso ad ogni cliente in modo da renderlo immediatamente riconoscibile. Usa le etichette di Gmail per classificare la tua posta. In particolare assegna ad ogni cliente un colore e assicurati sia lo stesso per le relative cartelle di Google Drive. Niente ti sfuggirà e tutto sarà perfettamente catalogato.

Silvia Giordano Social Media Manager

Sono Silvia Giordano e mi occupo di Social Media per piccoli business. Aiuto le piccole realtà imprenditoriali ad entrare nel cuore delle persone attraverso i social network. Il mio motto è “se fai sempre la stessa cosa non puoi aspettarti mai risultati diversi”. Se vuoi chiedermi consigli o chiacchierare con me puoi farlo su Facebook.

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